Порядок пользования архивными документами
В соответствии с Инструкцией о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 133) и приказом директора БГАМЛИ от 20.04.2017 № 30 “О выдаче документов из архивохранилища”.
- Пользователи допускаются в читальный зал на основе личного заявления. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских работ научных учреждений, учреждений образования и иных учреждений или выполняющие служебное задание, предоставляют письмо направившей их организации. В заявлении или письме указываются фамилия, имя собственное, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, цель и хронологические рамки исследования.
Заявление разрешение на работу - Дела и другие архивные документы предоставляются пользователю на основе заполненного бланка заказа. При получении дел пользователь обязан поставить свою подпись в бланке заказа за каждое дело. Подпись пользователя удостоверяет, что он принимает на себе ответственность за сохранность документов во время пользования ими.
Бланк заказа - Максимальное количество дел для выдачи одному пользователю в читальный зал – 10 единиц хранения. Следующий заказ от пользователя принимается только после сдачи дел предыдущего заказа.
- Дела в читальный зал выдаются только после проверки физического состояния и полистовой проверки, не позднее, чем через шесть часов после оформления заказа.
- Особо ценные документы, которые имеют фонд пользования в виде микро-фото-ксеро і электронных копий, для пользования не выдаются. Вместо них выдаются копии.
- Отказ или отсрочка в выдаче архивных документов допускается в случаях:
- ограничений, установленных в соответствии с законодательством Республики Беларусь или организациями и гражданами, в процессе деятельности которых образовались документы, переданные на постоянное хранение в государственные архивы;
- необходимости выполнения служебных заданий работниками архива-музея;
- выдачи дел и документов во временное пользование другим организациям;
- выдачи их другому пользователю; экспонирования заказанных документов на выставках.
- Документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для пользования в читальный зал не выдаются.
- Сроки выдачи дел для пользователей в читальный зал – 30 дней с дня выдачи дел из архивохранилища.
- В случае, если пользователь не посещает читальный зал на протяжении двух недель, подготовленные для него документы возвращаются в хранилище.
- Повторный заказ дел после возвращения пользователями в архивохранилище принимается не ранее, чем через 3 месяца со дня их возврата, а на дела с особо ценными документами – через 6 месяцев.
